Es conveniente negociar la fecha y hora con el invitado de honor (o invitados de honor).

La elección del día es una tarea nada fácil, las mejores fechas son martes, miercoles y jueves, ya que los restantes días no son muy propicios o por acumulación de trabajo, falta de tiempo para organizar, etc.

La elección de en que parte del día, por la mañan o por la tarde, dependerá del tipo de evento. Normalmente se sulen realizar por la mañana, ya que a muchos actos suele preceder una comida. en caso de realizarlo por la tarde las horas más favorables serian este las 18 y 21 horas.