Una buena organización no implica el ordenamiento milimetrado, ni la solemnidad continuada. El éxito de un acto reside en el logro de los objetivos del mismo, dentro de un marco de decoro para la institución anfitriona y el respeto hacia los invitados. Por tanto no es aconsejable la improvisación en estos actos, sobre todo si en ella hay autoridades.

Los anfitriones deben actuar en los actos con naturalidad, relajamiento, integrandonse con los invitados.

Puntos a seguir para la organización de distintos actos, estas tareas deben realizarlas en propio anfitrión o la persona responsable del protocolo.

• Filosofía u objetivos. Definicion de la finalidad del acto.
• Calendario. Determinación de la fecha y hora más adecuada, según el tipo de acto.
• Contenido. Dependiendo de la filosofía del acto, elaboración del programas de actos.
• Presupuesto. Estimación de los gastos previstos .
• Invitados. DErminación de los asistentes al acto.
• Diseño. Elaboración de las invitaciones, carteles menus, etc.
• Elección del local. Espacio físico donde celebrar las principales actividades previstas.
• Ornamentación. Preparación y puesta a punto de los lugares donde tendrá lugar el acto.
• Medios materiales. Disposición o adquisición de los medios necesarios para la ejecución del programa. Aquí se incluye también todo lo relativo al transporte, aparcamiento, itinerarios y lo relativo a la Policía de Tráfico.
• Confirmaciones. Elaboración de la lista definitiva de invitados que han anunciado su presencia.
• Protocolo
• Personal auxiliar.
• Seguridad.
• Ensayo. Una vez cerrado todo, el anfitrión con el personal de protocolo estudiará in situ el desarrollo previsto.
• Preparación para medios de comunicación.
• Desarrollo del acto.

Todos los actos, independientemente si son públicos o privados, tienen una misma estructura: